Zasady funkcjonowania kont księgowych

CZĘŚĆ TEORETYCZNA 3
1. Zasady konta i jego budowa 4
2. Funkcjonowanie konta. 6
3. Klasyfikacja kont księgowych 8
3.1 Konta bilansowe 8
3.2 Konta niebilansowe 9
3.3 Konta rozliczeniowe 10
3.4 Konta wynikowe 10
4. Plan kont 11
5.Podsumowanie wiedzy o funkcjonowaniu kont księgowych 13
Bibliografia 14
CZĘŚĆ PRAKTYCZNA 15

CZĘŚĆ TEORETYCZNA

1. Zasady konta i jego budowa

Konto jest to urządzenie księgowe służące do rejestracji jednorodnych operacji gospodarczych. Każde konto posiada nazwę, która określa jego treść, to znaczy charakter i treść rejestrowanych na tym koncie operacji. A zatem, już sama nazwa konta informuje o treści i rodzaju rejestrowanych na nim operacji.
Charakterystyczną cechą konta jest to, że posiada ono dwie strony. Jedna strona jest przeznaczona do rejestracji zmian o charakterze zwiększającym, druga służy do ujmowania zmian o charakterze zmniejszającym. Lewa strona konta jest nazywana stroną Debet (skrót Dt) lub Winien (skrót Wn). Prawa strona konta nosi natomiast nazwę Credit (skrót Ct) lub Ma.
Polskich nazw stron konta Winien i Ma nie należy rozumieć dosłownie, gdyż może to prowadzić do nieporozumień. Słowo „Winien” i „Ma” nie oznaczają nic innego, jak tylko umowne nazwy stron konta. Każda ze stron zawiera miejsce na rejestrację wartości (kwoty) operacji gospodarczej, a ponadto- na elementy objaśniające dokonanie zapisu. Do tych elementów zalicza się:
 datę wykonania rejestracji,
 oznaczenie dowodu (symbolowe lub skrótowe) stanowiącego podstawę
rejestracji,
 krótką treść, charakteryzującą rejestrowaną operację,
 oznaczenie konta współdziałającego w zapisie operacji gospodarczej.
Do celów dydaktycznych oraz do prezentacji schematów księgowań w rachunkowości stosuje się uproszczoną postać konta, nazywaną kontem teowym. Nie zawiera ono danych informacyjnych a jedynie numer i sumę operacji gospodarczej. Nazwa „konto teowe” wynika z podobieństwa jego postaci graficznej do dużej litery T. Konto teowe ma więc następującą postać graficzną:

Debet (Dt) Credit (Ct)
Winien (Wn) Ma (Ma)

- obciążenie konta - uznanie konta
lub lub
- debetowanie konta - kredytowanie konta

W praktyce ewidencji księgowej stosowane są różne postacie graficzne konta. Powszechnie stosowanymi formami konta księgowego są:
 układ dwustronnej tabeli (folio),
 jednostronny układ konta (pagina).

Konto folio:
Materiały
Winien Ma
Data Nr dow. Treść Kwota
(w zł) Data Nr dow. Treść Kwota
(w zł)
Styczeń
5

18
Pk-1

Pz-4
Stan z bilansu otwarcia
Przyjęto do magazynu
19 000

8 600 Styczeń
8
Rw-6
Wydanie z magazynu
3 800

Jedna strona tabeli przeznaczona jest do zapisywania całości operacji gospodarczych zwiększających stan konta, a druga –operacji zmniejszających ten stan.

Konto pagina:

Kasa
Data Nr dow. Treść Kwota (w zł)
Wn Ma
Czerwiec
1
6

WB-45
Wb-46
Podjęto z banku do kasy
Wpłynęła gotówką do kasy należność od odbiorcy
2 000
1 700

-
-

Na tym koncie występują dwie odrębne kolumny dotyczące odrębnych zapisów kwot po stronie Debet i zapisów kwot po stronie Credit.
Niezależnie od zastosowania układu graficznego, każda forma konta ma identyczną zawartość informacji.

2. Funkcjonowanie konta.

Z funkcjonowaniem konta księgowego związane są określone czynności, na które składają się:
 założenie konta
 otwarcie konta
 zapis operacji gospodarczych
 zamknięcie konta

Założenie konta polega na wpisaniu jego nazwy oraz symbolu cyfrowego nadawanego mu w zakładowym planie kont.
Otwarcie konta następuje przez:
 wpisanie stanu początkowego z bilansu otwarcia lub
 wpisanie kwoty pierwszej operacji gospodarczej księgowanej na danym koncie, jeśli konto to nie występowało w bilansie otwarcia.
Czynności związane z zapisem operacji gospodarczych po każdej ze stron konta mają swoje tradycyjne określenia. Księgowanie operacji po stronie Wn określa się obciążeniem konta lub debetowaniem konta. Podobnie księgowanie operacji gospodarczej po stronie Ma określa się jako uznanie konta lub kredytowaniem konta. Rejestracja operacji gospodarczych na kontach prowadzona jest przez stosowanie zasady podwójnego zapisu. Zasada ta polega na tym, że każda operacja księgowana jest:
1. Na co najmniej dwóch kontach,
2. Po przeciwnych stronach konta,
3. W tej samej kwocie.
Zasada ta stanowi konsekwencję metody bilansowej. Dzięki tej zasadzie nie narusza się równowagi bilansowej.

- obciążenie konta lub - uznanie konta lub
- zapisanie w ciężar konta lub - zapisanie na dobro konta lub
- księgowanie po stronie Winien (Debet) lub - księgowanie po stronie Ma (Credit) lub
debetowanie konta. - kredytowanie konta.

Pod koniec roku obrotowego następuje zamknięcie konta, które obejmuje takie czynności jak:
1. Ustalenie obrotów obu stron konta.
2. Obliczenie salda końcowego.
3. Wpisanie salda końcowego po stronie wykazującej większe obroty.
4. Dwukrotne podkreślenie obu stron konta na znak równości sum ich obrotów
i sald.

a) debetowe saldo końcowe (SK) b) kredytowe saldo końcowe (SK)

Wn Kasa Ma Wn Kredyty bankowe Ma
Sp) 6 000
2) 2 000 1 000 (4
500 1) 4 000
- 5 000 (Sp
1 000 (3
8 000
- 1 500
6 500 (Sk 4 000
Sk) 2 000 6 000
-
8 000 8 000 6 000 6 000

Ustalona w trakcie zamknięcia różnica między obrotami obu stron wyraża stan konta na koniec okresu i nosi nazwę salda końcowego. Może ono być:
 debetowe, jeżeli większa jest suma po stronie Winien,
 kredytowe, gdy większa jest suma po stronie Ma,
 zerowe, gdy sumy zapisów po obu stronach są równe (saldo końcowe nie występuje.
Salda końcowe kont ustalone na koniec roku obrotowego są przenoszone do bilansu zamknięcia.

3. Klasyfikacja kont księgowych

Wobec różnorodności operacji gospodarczych dokonujących się w jednostkach gospodarczych występuje konieczność stosowania wielu kont księgowych. Na ogół konta dzielimy na bilansowe i niebilansowe.

3.1 Konta bilansowe

Konta bilansowe to wszystkie konta księgowe, które służą do ewidencji stanu i zmian składników bilansu, tj. środków gospodarczych i źródeł ich pochodzenia, i których salda na koniec roku obrotowego przenosi się do bilansu. Do zadań kont bilansowych należy:
 Przejmowanie stanów początkowych poszczególnych składników aktywów i pasywów z bilansu otwarcia.
 Ewidencjonowanie zmian stanów składników aktywów i pasywów, spowodowanych dokonanymi w okresie operacjami gospodarczymi.
 Ustalenie stanów końcowych poszczególnych składników aktywów i pasywów, wykazywanych na koniec okresu w bilansie zamknięcia.
Ponieważ konta bilansowe służą do ewidencji stanu i zmian składników aktywów lub pasywów, dlatego też następuje też podział tych kont na:
 Konta aktywne - służą do ewidencji stanu i zmian składników zaliczanych do aktywów bilansu

Wn Konto aktywne Ma
Sp) Saldo początkowe (debetowe)
(+) Zwiększenia (obroty debetowe) ( - ) Zmniejszenia (obroty kredytowe)
Obroty debetowe z Sp > Obroty kredytowe
Saldo końcowe (debetowe) (Sk
Obroty konta = Obroty konta

 Konta pasywne - przeznaczone do rejestracji stanu i zmian składników objętych pasywami bilansu
 Konta aktywno-pasywne – służą do ewidencji stanu i zmian zarówno składników aktywów jak i pasywów.

3.2 Konta niebilansowe

Konta niebilansowe to pozostałe konta przeznaczone do odzwierciedlania procesów gospodarczych przebiegających w jednostce gospodarczej w ciągu okresu sprawozdawczego. Do kont niebilansowych zalicza się trzy grupy kont księgowych:
 Konta wynikowe – służą do ujęcia operacji gospodarczych odzwierciedlających proces powstawania wyniku finansowego w jednostce gospodarczej. Na koniec roku obrotowego salda kont wynikowych przenosi się do rachunku zysków i strat.
 Konta rozliczeniowe – przeznaczone do ewidencjonowania zmian procesów, które w ciągu okresu sprawozdawczego powinny być całkowicie rozliczone. Na koniec okresu sprawozdawczego konta takie nie wykazują sald.
 Konta korygujące – o charakterze uzupełniającym w stosunku do kont bilansowych. Konta korygujące towarzyszą kontom bilansowym i nie mogą bez nich wystąpić. Na koniec okresu sprawozdawczego saldo konta korygującego wpływa na wysokość salda podstawowego.
Konta księgowe mogą być również klasyfikowane ze względu na szczegółowość wykazywanych na nich informacji. Są to:
 Konta syntetyczne – charakteryzują się wyższym stopniem agregowania operacji gospodarczych. Funkcjonują zgodnie z zasadą podwójnego zapisu.
 Konta analityczne – służą do uszczegółowienia zapisów dokonywanych na kontach syntetycznych i funkcjonują na zasadzie zapisu powtarzanego.

3.3 Konta rozliczeniowe

Odrębną grupą kont są konta rozliczeniowe, które mogą przyjmować charakter kont bilansowych lub niebilansowych. Jest to uzależnione od tego, czy saldo lub salda tych kont są zamykane bilansem, czy też przenoszone na konto „Wynik finansowy” lub też posiadają saldo równe zeru. Bez względu jednak na sposób przenoszenia salda końcowego, są to konta charakteryzujące jakiś proces lub umożliwiające rozliczenie jakiegoś procesu. Stąd wywodzi się ich nazwa. Do kont rozliczeniowych zaliczamy:
 Rozliczenie zakupu
 Rozliczenie wyniku finansowego
 Rozliczenie kosztów (prostych)
 Rozliczenie kosztów działalności

3.4 Konta wynikowe

W jednostkach gospodarczych oprócz operacji bilansowych, które wpływają bezpośrednio na zmiany aktywów i pasywów, występuje również wiele operacji związanych z powstawaniem wyniku finansowego działalności. Osiąganie tego wyniku wiąże się z ponoszonymi przez jednostkę kosztami i stratami oraz uzyskiwaniem przychodów i zysków.
Porównując koszty i straty oraz przychody i zyski ustala się ostateczny wynik finansowy. Do ewidencji operacji gospodarczych stosuje się konta wynikowe.
Wyróżniamy następujące konta wynikowe:
 Konta kosztów
 Konto strat nadzwyczajnych
 Konto przychodów
 Konto zysków nadzwyczajnych
 Konto wyniku finansowego
Konta kosztów są obciążone z tytułu ponoszonych kosztów, natomiast uznawane z tytułu zmniejszenia kosztów pod koniec okresu na wynik finansowy.
Konto strat nadzwyczajnych obciąża się wartością ujawnionych strat, natomiast uznaje się tytułem zmniejszenia strat i przeniesienia na wynik finansowy.
Konto przychodów uznaje się z tytułu osiągniętych przychodów, ze sprzedaży oraz korekt zwiększających te przychody, natomiast obciąża się z tytułu korekt zmniejszających przychód oraz przeniesienia przychodów na wynik finansowy.
Konto zysków nadzwyczajnych funkcjonuje analogicznie. Uznaje się je z tytułu ujawnionych zysków, natomiast obciąża się z tytułu korekt zmniejszających zyski oraz przeniesienia zysków nadzwyczajnych na wynik finansowy.
Wynik finansowy to szczególne konto. Służy do ustalenia wyniku finansowego netto oraz jest podstawą do sporządzenia drugiego, oprócz bilansu, elementu rocznego sprawozdania finansowego, jakim jest rachunek zysków i strat.
Na koncie wyniku finansowego odbywa się porównanie osiągniętych przychodów i zysków z poniesionymi kosztami i stratami. Saldo końcowe może mieć charakter debetowego (oznaczającego stratę netto) lub kredytowego (oznaczającego zysk netto). Konto „Wynik finansowy” może być traktowane jako konto wynikowe, a także jako konto bilansowe. Przez zysk netto (lub stratę netto) bilans jest powiązany z rachunkiem zysków i strat.

4. Plan kont

Każda jednostka organizacyjna powinna posiadać dokumentację opisującą system rachunkowości, czyli zakładowy plan kont (ZAK). Plan ten ustala i aktualizuje kierownik jednostki. Podstawowym celem planu kont jest takie zorganizowanie ewidencji, aby:
 Księgi rachunkowe były prowadzone w sposób usystematyzowany,
 Informacje wynikające z kont były, w możliwie najwyższym stopniu, dostosowane do potrzeb jednostki,
 Jej dane zapewniały w pełni możliwość sporządzenia sprawozdań finansowych.
W celu ułatwienia jednostkom gospodarczym opracowania planów kont Ministerstwo Finansów opracowało wzorcowy plan kont, którego podstawową częścią jest wykaz kont księgowych oznaczonych symbolami dwucyfrowymi, a w przypadku zespołu 7 – trzycyfrowymi.

Wzorcowy plan kont
Zespół 0 – Majątek trwały Zespół 5 – Koszty według typów działalności i ich rozliczenie
(… Aktywa trwałe) 50 Koszty działalności podstawowej - produkcyjnej
01 Środki trwałe 52 Koszty działalności podstawowej - handlowej
02 Wartości niematerialne i prawne 53 Koszty działalności pomocniczej
03 Finansowy majątek trwały 55 Koszty zarządu
(…03 Długoterminowe aktywa finansowe 58 Rozliczenie kosztów działalności
07 Odpisy umorzeniowe środków trwałych oraz
Wartości niematerialnych niematerialnych prawnych Zespół 6 – Produkty i rozliczenia międzyokresowe
08 Inwestycje 60 Produkty gotowe i półfabrykaty
(…08 Środki trwałe w budowie) 62 Odchylenia od cen ewidencyjnych produktów
09 Odpisy aktualizujące finansowy majątek trwały 64 Rozliczenia międzyokresowe kosztów
(… Odpisy aktualizujące długoterminowe aktyw finansowe) 65 Pozostałe rozliczenia międzyokresowe

Zespół 1 – Środki pieniężne i rachunki bankowe Zespół 7 – Przychody i koszty związane z ich osiągnięciem
(… - Środki pieniężne, rachunki bankowe oraz inne krótko- 70-0 Sprzedaż produktów
terminowe aktywa finansowe) 70-1 Koszty sprzedanych produktów
10 Kasa 73-0 Sprzedaż towarów
13 Rachunki i kredyty bankowe 73-1 Wartość sprzedanych towarów cenach zakupu (nabycia)
14 Papiery wartościowe przeznaczone do obrotu i inne 74-0 Sprzedaż materiałów
środki pieniężne 74-1 Wartość sprzedanych materiałów
(… -Krótkoterminowe aktywa finansowe) 75-0 Przychody finansowe
75-1 Koszty finansowe
Zespół 2 – Rozrachunki i roszczenia 76-0 Pozostałe przychody operacyjne
20 Rozrachunki z odbiorcami 76-1 Pozostałe koszty operacyjne
21 Rozrachunki z dostawcami 77-0 Zyski nadzwyczajne
22 Rozrachunki publicznoprawne 77-1 Straty nadzwyczajne
23 Rozrachunki z pracownikami 79-0 Obroty wewnętrzne
24 Pozostałe rozrachunki 79-1 Koszty obrotów wewnętrznych
25 Rozrachunki wewnątrzzakładowe
29 Odpisy aktualizujące rozrachunki Zespół 8 – Kapitały (fundusze) własne, fundusze specjalne
i wynik finansowy
Zespół 3 – Materiały i towary 80 Kapitał ( fundusz) podstawowy
30 Rozliczenie zakupu 81-1 Kapitał (fundusz) zapasowy
31 Materiały 81-2 Kapitał (fundusz) rezerwowy
33 Towary 81-3 Kapitał (fundusz) z aktualizacji wyceny
34 Odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów 82 Rozliczenie wyniku finansowego
i towarów 83 Rezerwy
84 Przychody przyszłych okresów
Zespół 4 – Koszty według rodzajów i ich rozliczeni (… 84 Rozliczenie międzyokresowe przychodów)
40 Koszty według rodzajów 85 Fundusze specjalne
49 Rozliczenie kosztów 86 Wynik finansowy
87 Podatek dochodowy i inne obowiązkowe obciążenia
wyniku finansowego

Konta 03 i 09 można połączyć
Konta 20 i 21 można połączyć
Konto 25 można włączyć do konta 24
Konta 50 i 52 można połączyć
Konta 64 i 65 można połączyć
Konta 79-0 i 79-1 mają przede wszystkim ułatwić sporządzenie rachunku zysków i strat w postaci porównawczej. Mogą być stosowane również w razie sporządzania rachunku zysków i strat w postaci kalkulacyjnej, służąc do ewidencji tzw. Obrotów wewnętrznych, dokonywanych w ramach jednostki i jej oddziałów.
Konta 83 i 29 mogą być prowadzone łącznie

Na podstawie powyższego można dojść do pewnych uogólnień, uogólnień mianowicie:
 Plan kont zbudowany jest na zasadzie dziesiętnej (możliwość tworzenia 10 zespołów,a w każdym zespole – 10 grup kont),
 Konstrukcja zespołów jest oparta na kryterium podmiotowo-przedmiotowym (decydują potrzeby informacyjne jednostki i wymogi sprawozdawczo-fiskalne),
 Rozbudowa planu kont jest praktycznie niczym nie ograniczona.

Kończąc, należy podkreślić że konstrukcja ZAK. Powinna gwarantować takie ujęcie operacji gospodarczych na kontach, aby uzyskać rzetelny obraz sytuacji majątkowej i finansowej jednostki gospodarczej oraz jej wynik finansowy, a także aby móc na tej podstawie sporządzić obligatoryjne sprawozdanie finansowe> Ponadto ZAK. Powinien stwarzać podstawy i umożliwiać realizację kontroli wewnętrznej.
5.Podsumowanie wiedzy o funkcjonowaniu kont księgowych

Omówione ogólne zasady funkcjonowania kont księgowych stanowią jakby istotę rachunkowości. Ich zrozumienie i zapamiętanie umożliwi uczącemu się poznać wymogi tworzenia informacji w rachunkowości, a także ułatwi opanowanie procesów kontroli, które można realizować dzięki rachunkowości. Podsumowaniem dotychczasowej wiedzy o kontach jest załączony schemat powiązań między kontami i sposobem ich zamykania.

Bibliografia

o „Rachunkowość finansowa”-Zdzisław Kołaczy, Poznań 1999, Wydawnictwo Akademi Ekonomicznej
o „Rachunkowość”-Edward Nowak, Warszawa 1999, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne
o „Rachunkowość”-Praca Zbiorowa pod redakcją Teresy Kiziukiewicz, Wrocław 2001, Ekspert Wydawnictwo i Doradztwo
o „Zasady rachunkowości”-Zdzisław Kołaczyk, Poznań 1999, wyd. eMPI
o „Organizacja rachunkowości w przedsiębiorstwie”. Teresa kiziukiewicz, Warszawa 2002 , PWE

CZĘŚĆ PRAKTYCZNA

Zadanie:

Zgodnie z zestawieniem obrotów i sald Spółki z o.o.MIR w Koszalinie sporządzonym za grudzień br. Stany poszczególnych składników przedstawiały się następująco:
Lp. Wyszczególnienie Suma
1. Środki trwałe 80 000
2. Towary 20 000
3. Należności z tytułu dostaw i usług 3 000
4. Należności z tytułu ceł, podatków, ubezpieczeń społ. 1 000
5. Środki pieniężne na rachunku bankowym 6 500
6. Środki pieniężne w kasie 1 500
7. Kapitał zakładowy 72 000
8. Kapitał zapasowy 16 000
9. Zysk netto z lat ubiegłych 8 000
10. Zobowiązania z tytułu dostaw i usług 15 000
11. Zobowiązania z tytułu wynagrodzeń 1 000

W miesiącu grudniu miały miejsce następujące operacje gospodarcze:
Lp. Wyszczególnienie Wartoś
1. Podjęto gotówkę z banku do kasy na podstawie czeku gotówkowego 1 200
2. Spłacono ze środków na rachunku bankowym część zobowiązań z tytułu dostaw-wyciąg z rachunku bankowego 5 000
3. Sprzedano odbiorcy RAMA towary – faktura (kopia) płatna w terminie późniejszym 18 000
4. Przyjęto do magazynu zakupione towary; zapłata za fakturę nastąpi w terminie 14 dni 3 100
5. Zaciągnięto kredyt bankowy długoterminowy – w postaci środków pieniężnych na rachunku bankowym 50 000
6. Przeznaczono zysk z ubiegłego roku na powiększenie kapitału zapasowego 8 000
7. Wypłacono z kasy zaległe wynagrodzenia pracownikom 1 000
8. Przyjęto do magazynu zakupione u dostawcy ZP materiały podstawowe – dowód przyjęcia do magazynu, faktura płatna przelewem 13 800
9. Wypłacono z kasy pracownikowi działu zbytu zaliczkę na zakup materiałów reklamowych – wniosek o zaliczkę 1 500
10. Ze środków na rachunku bankowym zakupiono akcję spółki SEZAM z przeznaczeniem na lokatę długoterminową 20 000
11. Zwrócono część materiałów dostawcy ZP, jako nie odpowiadające obowiązującym normom jakościowym 3 800
12. Otrzymano przelew środków pieniężnych z tytułu nadpłaconego podatku dochodowego 1 000

13. Przyjęto do kasy gotówkę od przedsiębiorstwa COMPUT tytułem zapłaty za nabytą w ub. Miesiącu usługę 500
14. Pracownik działu zbytu rozliczył się z zaliczki:
a) wartość zakupionych materiałów reklamowych przyjętych do magazynu – zgodnie z fakturą zakupu
b) materiałówzwrot do kasy niewykorzystanej gotówki – dowód KP 6/12

1 300

200
15. Otrzymano od odbiorcy RAMA czek rozrachunkowy z terminem realizacji do 20 grudnia tytułem spłaty części należności 5 000

Polecenia do wykonania:
1. Otworzyć konta księgi głównej.
2. Dokonać zapisu operacji gospodarczych na kontach księgi głównej.
3. Sporządzić zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej za grudzień br.
4. Sporządzić bilans zamknięcia na grudzień br.

Rozwiązanie zadania

Patrz załącznik!